I database si chiamano anche basi di dati, schedari elettronici, banche dati.. Il termine si riferisce sia agli archivi, cioè ai documenti prodotti, sia ai software, cioè i programmi come Access, Oracle e Lotus Approach. I file documento prodotti da Access hanno estensione .MDB. Questo tipo di database si chiama: database relazionali.

Un database è fatto di tabelle, che possono essere più di una quando i dati sono molti, purché siano fra di loro correlate, cioè abbiano almeno un dato in comune. L'uso di tabelle diverse serve per evitare una ridondanza di dati.

Oltre alle tabelle, si possono avere avere: query (per la ricerca, l'estrazione e la modifica di una parte dei dati), maschere (per avere interfacce a tutto schermo dei dati riguardanti i singoli record, cioè i singoli elementi), report (per dati da stampare), macro (per automatizzare funzioni), moduli (per funzioni in linguaggio access basic).

In una tabella ci sono i record, che corrispondono alle righe dei fogli elettronici, e i campi, termine con cui si possono intendere sia le colonne, sia le singole celle.

I database hanno due particolarità: ogni record rimane automaticamente salvato quando viene modificato; non è possibile aprire contemporaneamente due database, a meno che si non si lanci due volte Access.

Impostazioni: si possono modificare le barre degli strumenti in Visualizza o cliccando col pulsante destro sulle barre; Si modificano meglio con Personalizza (si possono introdurre nuove barre e in Comandi col drag and drop si possono trascinare comandi su una delle barre); in Opzioni-foglio dati si interviene nella formattazione.

Ogni record deve avere un campo-chiave che lo identifica in modo non equivoco (potrebbe essere un numero inserito automaticamente dal computer col contatore o per esempio il numero di Codice Fiscale per identificare una persona).

Ogni campo deve avere un nome (l'intestazione della colonna), un tipo (esempio testo, numero, data, contatore) e una dimensione.

L'indice è un archivio che consente di mettere in ordine i dati di una tabella.

Nuovo database: C'è subito la richiesta di salvarlo con nome. Bisogna poi aprire una tabella, scegliendo la visualizzazione Struttura (ne troviamo il comando in Visualizza e all'estrema sinistra della barra degli strumenti). Il tipo di campo da scegliere si fa comparire cliccando sopra lo spazio bianco.

A questo punto bisogna scegliere i campi, col nome e il tipo di dati, mentre la descrizione non è obbligatoria.

In ogni campo (cella) ci possono essere di regola 64 caratteri, aumentabili fino a 255, se ne vogliamo di più si può scegliere il tipo di dato memo, invece di testo.

In visualizzazione Foglio-dati si osserva bene la tabella, e si può navigare fra i record anche con la barra posta in basso. Una data va scritta così: 06/02/01. Se il campo è Si/No è sufficiente cliccare per mettere o togliere il segno di spunta.

Con Salva con nome-esporta, una singola tabella può essere salvata come file autonomo o esportata in un altro database.

Il campo-chiave, quello che viene scelto perché non è equivoco, si chiama chiave-primaria. In visualizzazione Struttura, si seleziona il campo prescelto e si clicca su chiave-primaria (che si trova in entrambe le barre in alto). Come chiave primaria conviene scegliere il contatore, oppure un altro campo singolo (solo il Codice Fiscale è sicuro, un cognome invece si può ripetere), o un multicampo (anche questo rischia di non essere sicuro, per esempio un cognome e nome). Per il caso multicampo, bisogna prima selezionare tutti i campi, poi cliccare sulla chiave primaria.

In Visualizzazione struttura abbiamo anche, in basso, le proprietà, cioè gli attributi, del campo, che si attivano cliccando sullo spazio bianco. Fra questi c'è Indicizzato: Si può scegliere Sì con duplicati ammessi o non ammessi (non ammessi va bene, anzi è necessario, per la chiave primaria, che deve essere univoca). Gli indici si introducono anche con l'icona della barra degli strumenti, in modo più preciso, perché per esempio si può scegliere l'ordine crescente o decrescente. Gli indici sono degli archivi che tengono in ordine i dati.

Altri attributi: maschera di input( serve solo per i tipi testo e data, per escludere i dati immessi in forma scorretta); etichetta (un nome di campo più esteso, da inserire nelle maschere); valore predefinito (valore che viene scritto automaticamente in un record nuovo, e che ovviamente può essere modificato); valido se (esclude certi dati immessi, che fuoriescano dai limiti stabiliti); messaggio di errore (compare al posto dei dati non validi); richiesto (dato che deve obbligatoriamente essere compilato dall'utente).

Selezione: in particolare c'è da ricordare che una cella si seleziona portandoci sopra il cursore, quando assume la forma di croce passando sulla sinistra della cella.

Formattazione: in Foglio dati, in Formato abbiamo dei criteri di formattazione delle celle e del loro contenuto che ci forniscono attributi simili a quelli presenti in Excel. Inoltre abbiamo Blocca colonna (e il suo opposta Sblocca tutte le colonne) che serve per vedere sempre una certa colonna quando con la barra di scorrimento andiamo verso destra perché la tabella è larga.

Un nuovo record si inserisce da Inserisci e dalla barra degli strumenti.

MASCHERE. Possono servire per visionare e modificare i dati, e anche per inserire un nuovo record.

Si possono creare manualmente o con la creazione guidata. La creazione guidata può essere in formati diversi. Quella manuale consiste nel comporre un layout trascinando degli elementi, che si possono allargare cliccando sul punto di ancoraggio (uno dei vertici) e poi trascinando in diagonale. Si tratta quindi di procedere ad un tipo di creazione che ricorda un programma grafico, oppure Power Point.

E' preferibile dare alla maschera un nome diverso da quello della tabella corrispondente. I campi da immettere possono anche non essere tutti quelli della tabella corrispondente.

Le maschere si possono stampare, in esse si possono ordinare e filtrare i record.

Stando in una maschera, si può cambiare record anche usando i tasti PAGsù e PAGgiù, oppure digitando il numero del record e poi premendo INVIO. C'è anche il pulsante nuovo record. In un record, si passa da un campo all'altro con INVIO, oppure il tabulatore o le frecce di navigazione.

Per qualunque modifica della struttura della maschera, anche se è stata fatta con l'autocomposizione, bisogna andare in Visualizzazione struttura.

Se in una casella si tratta di inserire un oggetto, bisogna prima copiarlo col pulsante destro dalla casella degli strumenti (si può copiare anche solo la sua icona in Risorse del computer), poi bisogna incollarlo nella casella.

E' possibile, ovviamente, fare le maschere anche delle query, non solo delle tabelle.

QUERY. Hanno in genere la forma di fogli di dati, però se ne possono fare delle maschere. Rispetto ad una tabella, hanno un numero ridotto di campi, e spesso anche di record. Possono contenere i dati di tabelle diverse. Si costruiscono usando il linguaggio SQL, o più comunemente il suo interfaccia grafico QBE.

I risultati di una query si chiamano recordSet. E' possibile modificare i dati di un recordSet, e di conseguenza della tabella originaria.

Creazione: può essere manuale (in Visualizzazione Struttura si scelgono i campi da inserire per mezzo degli operatori booleani > < =; il testo va scritto fra virgolette, le date fra i cancelletti #, i numeri si scrivono come sono), oppure ottenuta con la Creazione guidata (il wizard chiede di scegliere una tabella e i campi da inserire; prima di chiudere la creazione, viene chiesto se si vuole modificare la struttura della query. Questo permette di affinare la ricerca, e con Criteri e Oppure si possono scegliere i record usando gli operatori booleani). Sulle righe Criteri e Oppure, in ogni cella si possono usare AND e OR; le celle che stanno su ciascuna delle due righe hanno fra di loro un rapporto di AND; in senso verticale invece il rapporto è di OR. NULL e NOT NULL servono per ammettere o escludere che un campo sia vuoto.

Nel formato Foglio dati della query ci sono sulla barra le due frecce per l'ordinamento crescente o decrescente, che si applicano su un singolo campo, se solo esso è selezionato; se sono selezionati più campi, la priorità riguarda il primo a sinistra.

Filtro: serve per ridurre il numero dei record. In Visualizzazione Foglio dati, si clicca su una certa cella, e per trovare tutti i record che hanno lo stesso valore nello stesso campo, si va in Record-filtri-filtri in base a selezione. In alternativa, non si seleziona la cella, si va direttamente in Record-filtri-filtri maschera, si sceglie il valore del campo usando il menù a discesa sul campo interessato e si clicca su Applica filtro, che sta in alto sulle barre. In Record c'è rimuovi filtro.

Modifica delle query. In Visualizzazione struttura. Si inserisce un nuovo campo, trascinandolo dalla tabella che sta in alto, e portandolo sopra il campo che si deve posizionare alla sua destra. Quest'ultimo slitta a destra di un posto. Per togliere un campo si può nasconderlo (nella colonna del campo troviamo Mostra o Nascondi), oppure eliminarlo (si seleziona la colonna del campo, che poi si cancella con CANC o Modifica-Elimina).

Query parametrate. Sono quelle che hanno dati variabili. Si tratta di mettere nei campi non dei valori, ma delle domande per l'utente, che sono poste fra parentesi quadre [ ] e sono seguite dai due punti ( : ). Ciò si fa in Visualizzazione struttura, andando in Criteri e scrivendo nella cella, invece che il valore del campo, il nome del campo fra le parentesi [ ] e seguito dai due punti. In questo modo la domanda che si leggerà è precisa, tipo: quale valore del campo vuoi? Se se ne vuole una più generica, tipo: i cognomi che devo scrivere entro quali lettere devono essere compresi?, in questo caso bisogna usare gli operatori booleani, in questo modo: >=[cognomi che iniziano da:] and <=[cognomi fino a:]; in una query non parametrata avremmo avuto invece: >=B and <= L.

REPORT (rapporti). Sono dati buoni per essere consultati senza modifiche. Si possono vedere in video o stampare.

Si possono fare report sia delle tabelle, sia delle query.

Possono essere tabellari (normali tabelle) o a colonne (con a sinistra il nome del campo e a destra il suo valore. Anch'essi si possono creare manualmente in Visualizzazione struttura, oppure in forma guidata. Creazione guidata: si scelgono i campi da inserire; poi il computer chiede se vogliamo aggiungere livelli di gruppo, cioè raggruppare i record secondo uno dei campi presenti; poi ci chiede se vogliamo record al dettaglio, cioè un ulteriore ordinamento secondo altri campi; più avanti bisogna regolare il layout, l'orientamento, orizzontale o verticale, come regolare la larghezza.

Modifica dei report: andare in Visualizzazione struttura, dove si può selezionare un oggetto e cancellarlo, o variarne le dimensioni e la collocazione come si fa con tutte le immagini; dalla casella degli strumenti (che è una barra da inserire) si possono prelevare oggetti come le etichette. Su qualunque oggetto del report si può cliccare col pulsante destro, per cambiare per esempio le proprietà.

Vi sono 3 tipi di intestazioni e piè di pagina: quelli del report, che sono stampati solo sulla prima e ultima pagina, quelli del gruppo, e quelli della pagina, che sono stampati su tutte le pagine. Quelli di gruppo richiedono naturalmente che ci siano i livelli di gruppo; questi piè di pagina di gruppo indicare essere totali o subtotali, che si ottengono inserendo nel piè di pagina una casella di testo con la casella degli strumenti, ricercando la funzione Somma fra le sue Proprietà.

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NOZIONI D'INFORMATICA

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