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Dati
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Write, wordpad, word 6.0 e word 97: i word processor passano. I documenti restano. I dati sono il vero patrimonio personale o aziendale. Si muovono nelle aziende e nelle nostre case secondo una logica che abbiamo imparato a conoscere, analizzare e a regolare con applicativi, per poterla utilizzare a nostro favore in misura sempre maggiore. La nostra logica non è che una fra le tante disponibili. E' fondata sulle esperienze e sulle informazioni che ognuno di noi ha raccolto e raccoglie con il passare del tempo. Ciò si riflette nella differenza fra un programma di contabilità fatto da un singolo programmatore rispetto a quello proposto dalla software house: di norma le esperienze e le informazioni rendono questo secondo più completo, più esauriente e quindi migliore. Il vero patrimonio resta comunque l'informazione. Posso perdere un programma, cambiarlo, ma non posso cambiare, ne tantomeno perdere per esempio, le fatture emesse (non solo dal punto di vista informatico, ma anche da quello informativo): cosa succederebbe in un azienda se venissero smarrite le fatture emesse del mese corrente, ancora prima di effettuare la liquidazione dell'IVA? Ecco allora i miei suggerimenti: ORDINE Fate ordine nei vostri archivi! Come per la parte cartacea, anche i file devono essere organizzati su disco in modo ordinato. Fate in modo che tutti i dati (informazioni soggette a variazioni) risiedano sotto un'unica cartella (Documenti?).Il salvataggio sarà così semplice e sicuro. Microsoft in tal senso ci aiuta, ma solo parzialmente. La cartella documenti e' proposta di default per salvare da ogni applicativo Office 97. Le nostre informazioni non si limitano esclusivamente ai file xls, doc, mdb, ppt. Esistono anche i contatti, le e-mail, le news che outlook express piuttosto che outlook propongono di salvare in ben altri posti. Prestate la massima attenzione ad ogni dato che inserite, chiedetevi sempre quanto e' importante, informatevi sulla sua posizione su disco e se proprio non potete salvarlo in una sottocartella della cartella definita per il salvataggio di tutti i documenti, fate in modo che una procedura di salvataggio automatica (basta anche un file bat) possa essere modificata con l'aggiunta di tutte le cartelle specifiche e si occupi del backup dei vostri dati. SALVATAGGI Ogni copia di salvataggio e' buona (meglio di niente). Copiare i dati sullo stesso disco e' economico, veloce, ma sicuro solo sino a quando un bel giorno all'accensione del vostro server il disco stanco decide che è arrivata l'ora per lui di non girare più. Copiare i dati su un secondo hard-disk della stessa macchina consente (come sopra) di disporre di una buona velocità e praticità d'uso, ma al fermarsi di uno solo dei componenti della macchina si è nuovamente al punto di partenza (ma con una buona prospettiva, poiché un disco funzionante ci consentirà di disporre nuovamente di tutte le nostre ore di lavoro. Salvare i dati su un hard-disk di un'altra macchina in rete e' una pratica che mi piace tanto e che consente di ridurre al massimo i tempi di fermo lavoro per problemi hardware. Non ho citato RAID e CLUSTERING che richiedono impegni economici superiori ma, ovviamente, consentono di disporre di continuità operativa, il primo anche allo stop di un disco (altri dischi lo rimpiazzano), il secondo allo stop dell'intera macchina (altri elaboratori la rimpiazzano) CLASSIFICAZIONE Anche i file office richiedono ovviamente di essere classificati perchè prima o dopo un'unica cartella potrebbe risultare difficile da gestire: basti pensare alla ricerca di una lettera in una cartella contenente mille documenti. Meglio sicuramente classificare le proprie informazioni secondo le nostre conoscenze. In un azienda potrebbe essere ipotizzabile una archiviazione dei documenti per funzione: amministrazione, contabilità, magazzino, fornitori, clienti, etc. Fra i fornitori poi (per esempio) due o tre potrebbero richiedere uno scambio documentale più consistente rispetto ad altri e quindi la creazione di cartelle specifiche (Fornitore A, Fornitore B) consentirebbe una gestione più agevole e mirata. Ovviamente nessun fornitore ha inizialmente un numero di lettere elevato al punto da richiedere la creazione immediata di una cartella, per cui la struttura informatica non deve essere pensata come entità statica quanto piuttosto ipotizzata come entità dinamica.
Attualmente TUTTE le informazioni VITALI risiedono su un'unica cartella che ha al suo interno 'N' sottocartelle; queste ultime sono condivise in rete e la logica di assegnazione delle unita' di rete per ogni client e' la seguente: f: - file e informazioni di configurazione della rete g: - file e informazioni dei sistemi operativi: al suo interno vi e' anche una cartella drivers contente le sottocartelle specifiche di ogni componente che richieda dei driver non previsti nelle versioni standard dei sistemi operativi. h: - applicativi su licenza i: - applicativi e file bat di realizzazione interna. j: - UTENTI: contiene le sottocartelle nominative per ogni utente (a utilizzo discrezionale dell'amministratore del sistema) k: - tutti i dati vitali: lettere, fogli elettronici, database, dati contabili: E' LA CARTELLA + IMPORTANTE IN ASSOLUTO.
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