Software
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Subject: Re: Ancora software
From: "cjbur" <cjnbu@tin.it>
Newsgroups: it.discussioni.iso9000

Riccardo ha scritto nel messaggio <36da996b.2528203@news.dada.it>...
>Leggevo qualche giorno fa che e' sufficiente utilizzare Access e PDF per gestire la programmazione dei controlli, tarature, scadenze, audit ecc...
>Qualcuno e' in grado di fornirmi suggerimenti e metodologia di applicazione di questa procedura (ben vengano anche risorse internet su questo argomento).
>
>Dr. Riccardo Favullo
>RAQ
>mailto:favullo1969@dada.it
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Sul mercato esistono diversi pacchetti software che dovrebbero aiutare nella gestione del s.q. aziendale. Purtroppo pero' essendo dei pacchetti, se pur ben fatti, vengono creati per accontentare un grosso bacino di utenza, con la conseguenza di costringere l'utente a variare le proprie metodologie operative in funzione del software stesso (che non e' proprio il massimo). Senza contare poi che alla minima modifica di sistema (es. azione proventiva o correttiva) i tempi vengono allungati dall'indispensabile intervento del rivenditore del pacchetto software.
Per questo motivo in molte realta' aziendali e' spesso conveninte crearsi per cosi' dire in casa gli applicativi necessari per la gestione di gran parte del s.q. aziendale.
Per fare questo oltre ad un semplice programma di scrittura per la stesura delle procedure, istruzioni, manuali ecc (word, pagemaker o altri) e' bene dotarsi di un database (Access, Filemaker o altri) su cui creare gli applicativi gestionali. Il vantaggio e' che le modifiche/migliorie di sistema vengono attuate in tempi rapidissimi ed a costi contenuti, lo svantaggio e' che ovviamente occorre avere un minimo di confidenza con l'utilizzo avanzato di questi programmi (crazione di macro, script ecc).
Personalmente ho introdotto questa metodologia in azienda soddisfacentemente, tanto che gli applicativi personalizzati sul database (noi utilizziamo Filemaker) hanno quasi totalmente sostituito gli anche gli applicativi del DB aziendale (su server AS/400) utilizzati per le attivita' ordinarie e questi ultimi vengono ormai utilizzati solo per la archiviazione "grezza dei dati" tramite interscambio dati (query e driver ODBC).
Infine Acrobat (file PDF) e' consigliabile in quanto consente la lettura dei formati PDF che possono essere utilizzati per la distribuzione elettronica dei documenti limitando cosi' l'impiego della carta. Oltretutto e' free e scaricabile al sito Adobe che credo sia

http://www.adobe.com

In un sondaggio condotto su un NG americano (isogroup) recentemente, sul problema del software nella gestione del s.q. aziendale e' scaturito che grosso modo la maggioranza delle aziende (che hanno partecipato al NG) risolvono il problema con questa metodologia. Qualcuno in piu' utilizza Visio o altri programmi analoghi per il coordinamento delle attivita' o schedulatori per la pianificazione (l'utilizzo di schedulatori, vista la complessita' della attivita' preparatoria, deve pero' essere ben valutata in funzione della complessita' delle attivita',infatti molte attivita' possono essere ben pianificate utilizzando lo stesso database).

Ci sarebbe dell'altro ma mi sembra di essermi dilungato anche troppo.....

Un saluto
Gianni Burani

Subject: R: Ancora software
From: "Zio Paperone" <giomor@freemail.it>
Newsgroups: it.discussioni.iso9000

sono d'accordo con cjbur; il vantaggio di implementare un sistema di qualità con access, DB, filemaker o anche excel è che le modifiche sono più immediate, e come si sa il SQ è sempre in evoluzione.
Lo scotto da pagare è che bisogna saper utilizzare abbastanza bene un Database, e questo non è sicuramente un genere di programmi che si impara da soli facilmente.
In ogni caso mi sento di sconsigliarti pacchetti software gia preconfezionati perche raramente sono plasmabili intorno al SQ che si ha, e costringono all'esatto opposto, cioè a modificare il Sistema Qualità per adattarlo al software esistente.
Per quanto riguarda la stesura del manuale e la sua distribuzione secondo me non c'è meglio di una bella rete intranet o, in subordine di Word che permette di migliorare nel tempo la stesura del MQ in funzione dell'apprendimento di tutte le sue funzioni.

Subject: Re: Firma elettronica
From: giuseppe.bove@merloni.com (Giuseppe Bove)
Newsgroups: it.discussioni.iso9000

Non mi è chiaro se la V.I. è esterna o interna.
In ogni caso, la ISO 9000, al punto 4.5, si preoccupa affinché i documenti e i dati del Sistema Qualità siano facilmente disponibili per tutti gli utilizzatori.
Ciò premesso, la firma elettronica è un dettaglio organizzativo che nessun ispettore deve suggerire o imporre.
Il Sistema Qualità di un'azienda deve soddisfare i clienti dell'azienda, non gli ispettori!!!
Nel caso specifico, la diffusione per via informatica di documenti e dati è una prassi molto diffusa, senza per questo dover pensare a firme elettroniche o addirittura, come suggeriva un "esperto" di un Ente italiano di certificazione, alla crittografia!!!
E' sufficiente, se serve, che il sistema tenga traccia del terminale o PC che invia i file (ad esempio un ordine di acquisto) e che i terminali o PC che generano dati e documenti siano protetti da password (anche questa è una buona regola che vale sempre).
Occorre infine ricordare che il sistema di controllo dei documenti e dati dev'essere a prova di errore, non di dolo (gli hacker entrano nella NASA, figuriamoci nei nostri sistemi!).

Subject: Re: Firma elettronica
From: "Giuseppe Migatti" <gimigatt@tin.it>
Newsgroups: it.discussioni.iso9000

Finalmente qualcuno che dice cose sensate su un argomento che ancora non è di primaria importanza per tante aziende, ma che molto presto lo diventerà !!!

Se il documento è su un server di rete, protetto da password contro la modifica fraudolenta, e se le regole per l'ufficializzazione sono formalizzate correttamente, chiedere di più è un arbitrio al quale ogni azienda dovrebbe opporsi !!!

Subject: R: qualità=carta?
From: Luca Angerame <luca.angerame@spinternet.it>
Newsgroup: it.discussioni.iso9000
Date: martedì 18 luglio 2000 15.36

Sperry <speranza.ranieri@faral.com> wrote in message
8l1at1$564$1@pegasus.tiscalinet.it...
> Ciao Dex, visto che sto pensando di usufruire anch'io della rete, mi stavo
> chiedendo come si risolve il problema dei documenti che ad oggi sono in
> distribuzione controllata (vedi Manuale; procedure ecc.)
> E le firme? come le hai gestite?
> Grazie Sperry

ciao Sperry e tutti gli altri,
ti porto la mia piccola esperienza.
Questo e' il nostro flusso per i documenti controllati:
1) vengono redatti, revisionati (per il contenuto) ed approvati (per il
merito); per ogni documento sotto controllo è definito chi lo può scrivere,
chi lo può revisionare e chi lo può approvare.
2) questi 3 step sono tracciati con Outlook (il doc viene messo in attach ad
un msg con l'opzione Voting Buttons), la feedback-copy del msg è archiviata
in una directory protetta sul server di posta. In pratica, questo serve da
evidenza dell'approvazione del documento, senza bisogno di firma perchè ogni
account è protetto da password personale
3) una volta approvato, il doc viene salvato in una directory protetta
(leggono tutti, scrivo solo io)
4) il documento può essere aperto tramite un link dalla nostra Master List
documentale, che è condivisa (protetta pure quella) sul server
5) su ogni documento (i template dei documenti sono fissi e sotto controllo
anch'essi) c'è scritto che la copia aggiornata del documento è solo quella
on line e che la copia su carta va usata solo per riferimento.

Per fare questo ti serve: una LAN, Outlook, Word ed Excel.
Presupposto è che tutte le persone in azienda abbiano accesso ad un computer
connesso in rete LAN per scaricare all'occorrenza i docs che servono.
Siamo stati certificati da DNV ed abbiamo passato anche la prima VPM.
Questo sistema può essere potenzialmente paperless, e questo è piaciuto
molto ai verificatori (pensa che abbiamo avuto difficoltà alla fine
dell'audit perchè in azienda non abbiamo una fotocopiatrice...)